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Politique de protection de la vie privée des Services immobiliers Royal LePage

Aux Services immobiliers Royal LePage (« Royal LePage »), nous respectons la vie privée de nos clients et nous nous engageons à assurer l’exactitude, la confidentialité, la sécurité et la protection de vos renseignements personnels. Nous avons adopté la politique de protection de la vie privée qui suit pour veiller à ce que Royal LePage tienne son engagement à respecter votre vie privée.

Les articles qui suivent, pris dans leur intégralité, forment la politique de protection de la vie privée de Royal LePage :

  1. Introduction
  2. Les dix principes de protection de la vie privée
  3. Application des dix principes de protection de la vie privée – Traitement de vos renseignements personnels
  4. i) Type de renseignements recueillis
  5. ii) Utilisation de vos renseignements

iii) Communication autorisée de vos renseignements personnels

  1. iv) Échange de renseignements personnels
  2. v) Protection de vos renseignements
  3. vi) Sécurité du site Web

vii) Accès à vos renseignements et modifications

viii) Retrait de consentement

  1. ix) Renseignements sur l’utilisation du site Web et témoins
  2. Mises à jour
  3. Questions, préoccupations et plaintes
  4. Introduction

Royal LePage fournit une variété de produits et services au public, y compris mais mais non de façon limitative des services de franchise d’immobilier, des services de courtage immobilier, des services d’agence immobilière, des conseils en ce qui concerne l’achat et la vente de biens immobiliers, le crédit-bail immobilier, la gestion de propriétés et d’autres services consultatifs en immobilier.

Dans le cadre de la prestation de ces produits et services, Royal LePage peut recueillir certains renseignements personnels sur ses clients, ses employés ainsi que les courtiers et agents Royal LePage avec le consentement des intéressés.

Les « renseignements personnels » désignent l’information qui concerne une personne identifiable. Ils peuvent inclure notamment le nom de la personne, son adresse de résidence, son âge, ses revenus, ses antécédents en matière de crédit ou toute autre information de nature financière, les renseignements liés à sa carte de crédit, ses préférences personnelles et d’autres renseignements sur sa famille. Les coordonnées professionnelles sont aussi des renseignements personnels, mais aucun consentement n’est requis pour recueillir, utiliser ou communiquer ces renseignements dans le but de communiquer ou de faciliter la communication avec une personne à des fins professionnelles.

La politique de Royal LePage en matière de protection de la vie privée repose sur la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (« LPRPDE ») du Canada, laquelle englobe les dix principes énoncés dans la norme nationale du Canada intitulée Code type sur la protection des renseignements personnels. Pour obtenir de plus amples détails sur cette loi, veuillez consulter le site Web officiel du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada à https://www.priv.gc.ca/fr/.

Le présent site Web est régi par les lois du Canada. Si vous êtes à l’extérieur du Canada et avez des questions à propos de l’application des lois de votre pays à la collecte, à l’utilisation ou à la communication de vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec le commissariat à la protection de la vie privée ou les autorités de surveillance des données du pays où vous vous trouvez.

La présente politique de protection de la vie privée décrit les dix principes que suit Royal LePage pour protéger vos renseignements personnels lorsqu’elle recueille, utilise ou divulgue de tels renseignements dans l’exercice de ses activités commerciales au Canada. Tous nos employés et entrepreneurs qui ont accès aux renseignements personnels doivent adhérer à la politique de protection de la vie privée et aux pratiques connexes de Royal LePage. À cette fin, Royal LePage a désigné un chef de la protection des renseignements personnels qui est chargé de veiller au respect de la politique par tous les employés de Royal LePage ainsi que de répondre à vos questions concernant la confidentialité.

  1. Les dix principes de protection de la vie privée

Les dix principes suivants régissent nos actions en ce qui concerne la collecte, l’utilisation et la communication des renseignements personnels :

Premier principe – Responsabilité

Royal LePage est responsable de tous les renseignements personnels qu’elle détient ou conserve, y compris les renseignements personnels transférés à des tiers aux fins de traitement.

Deuxième principe – Détermination des fins de la collecte des renseignements

Royal LePage vous informera des fins auxquelles elle recueille les renseignements personnels, avant ou pendant la collecte des renseignements.

Troisième principe – Consentement

Conformément aux lois canadiennes, Royal LePage obtiendra votre consentement avant ou au moment de recueillir, d’utiliser ou de communiquer vos renseignements personnels.

Ce consentement peut être explicite ou implicite. Dans certains cas, il peut avoir été donné par l’intermédiaire d’un représentant autorisé. Vous pourrez retirer votre consentement à tout moment sur présentation d’un préavis raisonnable (sous réserve des restrictions prévues par la loi ou un contrat, dont vous serez informé). Royal LePage peut cependant recueillir, utiliser ou communiquer des renseignements personnels à votre insu et sans votre consentement dans des circonstances exceptionnelles quand la collecte, l’utilisation ou la communication sont autorisées ou exigées par la loi.

Quatrième principe – Limitation de la collecte

Les renseignements recueillis par Royal LePage se limiteront aux données nécessaires aux fins qui vous ont été indiquées ou nécessaires à la prestation des services demandés. Les renseignements seront réunis de façon honnête et licite.

Cinquième principe – Limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation

Les renseignements personnels ne seront pas utilisés ou communiqués à des fins autres que celles auxquelles ils ont été recueillis à moins que vous n’y consentiez. Les renseignements personnels seront traités conformément à nos politiques de conservation des documents et ne seront habituellement conservés que pendant la durée nécessaire pour servir les fins auxquelles ils ont été recueillis, à moins qu’une loi applicable n’exige ou ne permette qu’ils soient conservés plus longtemps.

Dans certaines circonstances exceptionnelles, Royal LePage peut avoir l’obligation juridique ou le droit de recueillir, d’utiliser ou de communiquer des renseignements personnels à votre insu ou sans votre consentement pour des questions liées à l’intérêt de l’entreprise ou du public.

Sixième principe – Exactitude

Royal LePage s’assurera que les renseignements personnels demeurent aussi exacts, complets et à jour que nécessaire pour réaliser les fins déterminées. Vous pourrez modifier les renseignements ou les compléter si vous découvrez qu’ils sont inexacts ou incomplets.

Septième principe – Mesures de sécurité

Les renseignements personnels sont protégés au moyen de mesures de sécurité correspondant à leur degré de sensibilité.

Huitième principe – Transparence

Royal LePage mettra à la disposition de ses clients, de ses employés et de ses courtiers et agents les renseignements sur les politiques et procédures que Royal LePage utilise pour gérer les renseignements personnels. Vous avez accès à cette information grâce à nos sites Web ou par d’autres moyens sur demande.

Neuvième principe – Accès

Sur demande écrite, vous recevrez de l’information sur l’existence, l’utilisation et la communication de vos renseignements personnels, et vous pourrez consulter ces renseignements, sauf si la loi l’interdit. Royal LePage répondra de son mieux à ce genre de demande. S’il est interdit à Royal LePage de permettre l’accès aux renseignements personnels, elle expliquera pourquoi l’accès est impossible, sauf dans la mesure où la loi l’interdit.

Dixième principe – Possibilité de porter plainte à l’égard du non-respect des principes

Les gens ont le droit d’exprimer leurs préoccupations quant au respect de ces principes de protection de la vie privée par une organisation. Royal LePage a établi des politiques et des pratiques pour recevoir les plaintes et les questions concernant la présente politique de protection de la vie privée de même que la collecte, l’utilisation et la communication des renseignements personnels, ainsi que pour faire enquête et donner suite à ces plaintes et répondre à ces questions. Vous pouvez communiquer avec le chef de la protection des renseignements personnels de Royal LePage pour exprimer vos préoccupations quant au respect de la politique par Royal Lepage ou pour demander l’accès à vos renseignements personnels. Les coordonnées de notre chef de la protection des renseignements personnels sont fournies à la fin de ce document.

  1. Application des dix principes de confidentialité – Traitement de vos renseignements personnels

Type de renseignements recueillis

Royal LePage recueille et utilise des renseignements personnels pour vous fournir les produits et les services demandés et respecter les exigences prévues par la loi applicable. Voici une liste de renseignements que nous recueillons :

Utilisation de vos renseignements

À Royal LePage, nous utilisons les renseignements personnels aux fins suivantes :

  • Pour vérifier votre identité :
  • Pour promouvoir votre propriété afin de la vendre ou de la louer ;
  • Pour vous aider à trouver des biens immobiliers à vendre ou à louer, y compris pour vous mettre en contact avec un agent ou une agence de courtage Royal LePage ;
  • Pour communiquer avec vous afin de vous fournir nos produits et services, y compris pour vous transmettre des mises à jour sur nos services et vous proposer d’autres produits et services susceptibles de vous intéresser ;
  • Pour les inclure dans la documentation relative à votre transaction immobilière particulière;
  • Pour surveiller notre niveau de service et faire un suivi auprès de vous afin d’assurer que vous êtes satisfait de la prestation des services ; et
  • Pour examiner votre demande d’emploi ou d’engagement à titre d’agent Royal LePage.

Nous utiliserons vos renseignements personnels uniquement aux fins qui vous ont été indiquées et auxquelles vous avez consenti explicitement ou implicitement, à moins qu’une loi applicable n’exige ou ne permette une autre utilisation sans votre consentement. Si nous souhaitons utiliser vos renseignements à toute autre fin, nous vous en aviserons et vous demanderons votre consentement au préalable.

Communication autorisée de vos renseignements personnels

Royal LePage est tenue d’assurer la confidentialité de vos renseignements personnels, sauf dans les circonstances suivantes :

  • Quand nous avons votre permission

Bon nombre des services offerts par Royal LePage nous obligent à recueillir des renseignements personnels à votre sujet afin de fournir les services pour lesquels vous nous avez engagés. Par exemple, dans le cadre de votre recherche de biens immobiliers, nous transmettrons vos coordonnées à des agents et agences de courtage Royal LePage potentiels qui pourront vous aider.

Nous obtiendrons toujours votre consentement préalable et nous n’utiliserons jamais vos renseignements à des fins autres que celles que nous vous avons communiquées, à moins qu’une loi applicable n’exige ou ne permette une autre utilisation sans votre consentement.

Vous pourrez retirer votre consentement à tout moment sur présentation d’un préavis raisonnable (sous réserve de toute incidence juridique dont vous serez informé). Dans certains cas, si vous ne consentez pas à l’utilisation ou à la communication de certains renseignements personnels, il se peut que nous soyons dans l’impossibilité de continuer à fournir les services demandés en tout ou en partie.

  • Lorsque la loi l’exige

Le type de renseignements que nous sommes légalement obligés de divulguer se rapporte habituellement à des exigences du gouvernement en matière de déclaration d’impôt et de déclaration des transactions financières. Cependant, dans certains cas, par exemple en vertu d’une ordonnance de tribunal, nous pouvons être obligés de communiquer certains renseignements aux personnes nommées dans l’ordonnance. Nous ne fournirons que les renseignements particuliers qui sont demandés et seulement si nous avons la conviction que les autorités ont des motifs valables de les demander.

  • Lorsque la loi le permet

Les lois canadiennes sur la protection de la vie privée prévoient certaines situations où Royal LePage est légalement autorisée à divulguer des renseignements personnels sans votre consentement, par exemple dans des situations de recouvrement de créances, d’urgence médicale ou de suspicion d’activités illicites.

Échange de renseignements personnels

  • Courtiers immobiliers, agents et employés

Dans l’exercice de nos activités quotidiennes, nous pourrions divulguer des renseignements personnels aux courtiers et agents immobiliers Royal LePage. Nos employés auront aussi accès aux renseignements personnels. L’accès aux renseignements personnels est réservé aux courtiers, agents et employés qui ont une raison légitime de les utiliser. À titre de condition d’embauche, tous les courtiers, agents et employés de Royal LePage sont tenus de respecter l’ensemble des lois et des règlements applicables, y compris la présente politique de protection de la vie privée. Il est interdit à tout courtier, agent ou employé de Royal LePage d’utiliser ou de divulguer sans autorisation les renseignements confidentiels d’un client, sous peine de mesures disciplinaires.

  • Tiers fournisseurs de Royal LePage et fournisseurs de services

Comme vous le savez peut-être, nous pouvons engager et coordonner des tiers fournisseurs pour la prestation de certains services offerts par l’entremise de Royal LePage. Ces fournisseurs reçoivent uniquement les renseignements dont ils ont besoin afin de fournir les services spécifiques pour lesquels nous les engageons, et il leur est interdit d’utiliser ces renseignements à d’autres fins. Les fournisseurs ont l’obligation de protéger la confidentialité de vos renseignements personnels et de traiter ces renseignements conformément à la présente politique de protection de la vie privée.

Certains de nos fournisseurs de services peuvent être situés à l’extérieur du Canada, dans des pays où la loi prévoit un degré de protection des renseignements personnels différent de la protection assurée en vertu des lois canadiennes. Si vous désirez obtenir des renseignements supplémentaires sur nos politiques et procédures concernant le recours à des fournisseurs de services situés à l’extérieur du Canada, veuillez communiquer avec notre chef de la protection des renseignements personnels, à l’adresse indiquée plus bas à la section 5.

  • Vente de l’entreprise

Il est possible que nous communiquions vos renseignements personnels à un tiers ainsi qu’à ses conseillers professionnels dans le cadre de la vente, de la fusion ou de la cession (qu’il s’agisse de biens, d’actions ou autres) de notre entreprise. Dans ce cas, nous exigerons que les renseignements soient tenus confidentiels et soient utilisés uniquement pour évaluer et conclure la transaction.

Protection des renseignements personnels

Royal LePage a de nombreux moyens de contrôle organisationnels, techniques et physiques en place pour assurer la sécurité des renseignements en sa possession et celle des systèmes d’information. Les dossiers contenant des renseignements personnels sont classés selon le degré de sensibilité des données. Des contrôles adéquats (comme l’accès restreint) sont en place dans nos systèmes informatiques et nos procédures de traitement des données. L’accès physique aux locaux où les renseignements personnels sont recueillis, traités ou stockés est réservé aux employés et entrepreneurs autorisés.

Lorsque vous appelez un agent ou employé de Royal LePage pour parler de votre dossier, il pourrait vous demander de fournir des renseignements personnels dans le but de vous identifier. Ce type de protection vise à assurer que vous seul, ou une personne autorisée par vous, ayez accès à votre dossier.

À titre de mesure de protection supplémentaire, nous suivons des pratiques de conservation des documents conformes aux usages du commerce et détruisons vos renseignements personnels de façon sécurisée une fois que la fin pour laquelle l’information a été recueillie a été réalisée, à moins que la loi n’exige ou ne permette qu’ils soient conservés plus longtemps.

Sites Web de tiers

Pour mieux vous servir, Royal LePage présente sur son site Web des liens vers le site Web de tiers et de médias sociaux afin de permettre aux clients de consulter certains renseignements sur les produits et services des tiers. Royal LePage n’assume aucune responsabilité et n’émet aucune garantie en ce qui a trait au contenu et à la politique de confidentialité des autres sites Web liés à www.royallepage.ca.

Consultation et modification des renseignements

Vous avez le droit de consulter les renseignements personnels que nous conservons dans votre dossier et vous avez le droit de les vérifier ou de les corriger s’ils sont inexacts ou incomplets. Si vous désirez consulter les renseignements personnels de votre dossier, veuillez envoyer une demande écrite au chef de la protection des renseignements personnels, à l’adresse indiquée plus bas à la section « Questions, préoccupations et plaintes ». Nous répondrons à votre demande le plus efficacement possible. Veuillez prendre note que nous vous demanderons de fournir des renseignements personnels pour vérifier votre identité avant de vous donner accès à votre dossier. Sachez également que le droit d’accès n’est pas absolu ; nous pourrions vous refuser l’accès dans certaines circonstances prévues par la loi applicable.

Retrait du consentement

Si vous désirez retirer votre consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la communication de vos renseignements personnels, veuillez contacter le chef de la protection des renseignements personnels à l’adresse postale, au numéro de téléphone ou à l’adresse de courriel qui se trouvent à la fin de ce document. Bien que nous puissions accéder à votre demande et cesser de vous envoyer du matériel promotionnel, si vous retirez votre consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la communication de vos renseignements personnels aux autres fins commerciales, nous pourrions être dans l’impossibilité de vous fournir nos services qui exigent l’utilisation et la communication de ces renseignements.

Renseignements sur l’utilisation du site Web et témoins

Royal LePage peut recueillir des renseignements sur l’utilisation que vous faites de ce site Web. À titre d’exemple, il est possible que nos serveurs Web enregistrent automatiquement certains renseignements lorsque vous visitez le site Web. Certains de ces renseignements sont anonymes, ce qui signifie qu’ils ne permettent pas de remonter jusqu’à une personne en particulier. Ce site Web recueille des renseignements au moyen de « témoins » (décrits plus loin), renseignements qui peuvent comprendre les pages que vous visitez, votre adresse IP (protocole Internet) et d’autres statistiques sur l’utilisation des sites. Ces renseignements servent uniquement à la recherche et à l’analyse (par exemple pour savoir combien de personnes visitent nos sites Web ou quelles pages sont les plus souvent consultées). Ces données globales peuvent être communiquées à des tiers, mais elles ne comprennent jamais de renseignements d’identification personnelle.

Les « témoins » sont de petits fichiers-textes qui contiennent un numéro d’identification unique permettant à nos ordinateurs d’identifier votre navigateur Web (mais pas vous) chaque fois que vous visitez nos sites Web. Cette information aide Royal LePage à améliorer la fonctionnalité du site ainsi que la navigation et la sécurité au cours de votre session. La plupart des grands sites Web utilisent cette technologie et la plupart des navigateurs sont configurés pour accepter les témoins.

Vous pouvez configurer votre navigateur de manière à ce qu’il vous prévienne lorsque vous recevez un témoin et vous pouvez refuser complètement les témoins. Cependant, si vous refusez les témoins, il se peut que la fonctionnalité dont vous bénéficiez sur notre site en soit réduite.

  1. Mises à jour

Il est possible que nous mettions la présente politique de protection de la vie privée à jour de temps à autre, donc revenez souvent pour consulter la version la plus récente. Après chaque mise à jour, nous supposerons que vous avez pris connaissance de la version actuelle de notre politique de protection de la vie privée et que nous pouvons recueillir, utiliser et communiquer vos renseignements personnels conformément à la politique de protection de la vie privée actualisée, à moins d’avis contraire par écrit de votre part.

La présente politique de protection de la vie privée a été mise à jour pour la dernière fois le 23 novembre 2020.

  1. Questions, préoccupations et plaintes

Pour toute question, préoccupation ou plainte concernant vos renseignements personnels ou la politique de Royal LePage en matière de protection de la vie privée, veuillez communiquer avec notre chef de la protection des renseignements personnels, dont les coordonnées figurent ci-dessous :

Chef de la protection des renseignements personnels

Services immobiliers Royal LePage

39 Wynford Drive, bureau 200

Toronto ON  M3C 3K5

privacyofficer@royallepage.ca